INFORMACJE DLA SYGNALISTY, O KTÓRYCH MOWA W ART. 48 UST. 1 USTAWY Z DNIA 14 CZERWCA 2024 R.
Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane za pośrednictwem:
1) dedykowanej skrzynki mailowej dla zgłoszeń zewnętrznych zgloszeniazewnetrzne@opatow.pl;
2) w formie papierowej, na adres pocztowy: Starostwo Powiatowe w Opatowie, ul. H. Sienkiewicza 17, 27-500 Opatów, skierowanego do Pełnomocnika ds. zgłoszeń z dopiskiem „do rąk własnych.
Uwaga: Jeśli Zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika ds. zgłoszeń lub innej osoby zaangażowanej w proces rozpatrywania nieprawidłowości, w tym zwłaszcza członka Komisji, głoszenia można wysłać do Sekretarza Powiatu Opatowskiego, z dopiskiem „do rąk własnych”.
Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo (Zgłoszenia anonimowe) są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.
Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Każdemu Sygnaliście zapewnia się:
1) ochronę tożsamości Sygnalisty i poufność Zgłoszenia;
2) prawo otrzymania informacji zwrotnych na temat działań podjętych w związku ze Zgłoszeniem.
Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji:
1. Pełnomocnik ds. zgłoszeń, niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia dokonuje pseudonimizacji danych Sygnalisty i nadaje mu identyfikator numeryczny, który będzie wykorzystywany na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego.
2. O ile to możliwe, pseudonimizację stosuje się także wobec osoby, której dotyczy Zgłoszenie, oraz pozostałych osób występujących w zgłoszeniu.
3. Sygnalista nie jest uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania wyjaśniającego.
4. Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania wyjaśniającego.
5. Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
6. Danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej.
7. Osoba która dokonała zgłoszenia będzie informowana o:
1) przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu – w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia;
2) wyniku postępowania (tj. stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa) i planowanych lub już wdrożonych Działaniach następczych (tj. działaniach, podejmowanych na skutek zgłoszenia) – w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub upływu terminu na potwierdzenie jego otrzymania.
- o ile osoba która dokonała zgłoszenia podała sposób do kontaktu zwrotnego.
8. Informacje zwrotne są domyślnie przekazywane na adres e-mail, z którego Zgłoszenie zostało wysłane. W przypadku innych kanałów zgłaszania, Sygnalista może zawsze wskazać w jaki sposób chciałby otrzymać informacje zwrotne (np. wskazać adres e-mail).
9. Organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
10. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
11. Jeżeli jest to uzasadnione wynikiem przeprowadzonych działań wyjaśniających, Pełnomocnik ds. zgłoszeń opracowuje propozycję działań naprawczych i korygujących (lub zleca jej opracowanie) i przekazuje ją do wdrożenia właściwej osobie/osobom.
12. Działania naprawcze i korygujące obejmują wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie stwierdzonej Nieprawidłowości oraz jej konsekwencji, w tym minimalizację ryzyka prawnego, finansowego i wizerunkowego dla Starostwa Powiatowego w Opatowie. Pracodawca może podjąć działania polegające np. na:
1) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub innego właściwego postępowania wobec osoby świadczącej pracę lub usługi na rzecz Starostwa Powiatowego w Opatowie, która dopuściła się Nieprawidłowości;
2) zawiadomieniu odpowiednich organów o możliwości popełnienia przestępstwa
lub przestępstwa skarbowego;
3) modyfikacji obowiązujących procedur mającej zapobiec powtórzeniu się podobnym Nieprawidłowościom w przyszłości;
4) przeprowadzeniu dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych;
5) zwiększeniu częstotliwości audytów danego obszaru;
6) przeprowadzeniu zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji;
7) podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych.
Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji
1. Pełnomocnik ds. zgłoszeń, w ciągu 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, przeprowadza jego wstępną weryfikację i upewnia się, czy Zgłoszenie zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego rozpatrzenia. Jeżeli zauważy istotne braki, kontaktuje się z Sygnalistą, o ile ten podał sposób kontaktu z nim.
2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń niezwłocznie po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, ale zawsze nie później niż w terminie 7 dni od jego otrzymania, informuje Sygnalistę o:
1) przyjęciu Zgłoszenia; lub
2) odrzuceniu Zgłoszenia, jeżeli ocenia je jako oczywiście bezzasadne.
- chyba, że nie podał on informacji kontaktowych pozwalających na udzielenie powyższych informacji.
3. Niezależnie od postępu prac nad wyjaśnieniem Nieprawidłowości lub wdrożeniem środków naprawczych – w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia – Pełnomocnik ds. zgłoszeń musi udzielić informacji zwrotnej Sygnaliście o podjętych działaniach.
W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy.
4. Treść informacji zwrotnej jest każdorazowo przygotowywana i wysyłana przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń. Musi zawierać co najmniej informacje o:
1) stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia;
2) środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone Naruszenie.
5. Treść informacji może zawierać pouczenie dla Sygnalisty o konieczności zachowania przekazanej informacji zwrotnej w poufności.
6. Organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Zasady poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
1. Wszystkie osoby rozpatrujące Zgłoszenie zachowują w poufności fakt swojego zaangażowania w proces rozpatrywania, a także wszelkie informacje uzyskane w związku z jego przebiegiem, w tym, w szczególności tożsamość Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także pozostałe dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu.
2. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie
na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody – z wyjątkiem ujawnienia ich:
1) właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa;
2) innym osobom powołanym do wyjaśniania Zgłoszenia – jeżeli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy.
3. Wszystkie osoby rozpatrujące Zgłoszenie muszą posiadać upoważnienie, w tym
do przetwarzania danych osobowych, a także są zobligowane do podpisania oświadczenia o poufności.
4. Dane innych osób przetwarzanych w związku z dokonanym Zgłoszeniem pozostają poufne.
5. Naruszenie obowiązku poufności może być podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności prawnej i dyscyplinarnej osoby, która dopuściła się takiego naruszenia.
6. Pełnomocnik ds. zgłoszeń, niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia dokonuje pseudonimizacji danych Sygnalisty i nadaje mu identyfikator numeryczny, który będzie wykorzystywany na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego.
7. Pseudnonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację Sygnalisty, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość Sygnalisty.
8. O ile to możliwe, pseudonimizację stosuje się także wobec osoby, której dotyczy Zgłoszenie, oraz pozostałych osób występujących w zgłoszeniu.
9. Sygnalista nie jest uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania wyjaśniającego.
10. Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania wyjaśniającego.
11. Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
12. Danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej.
Zasady przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8, a także zasady przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą
1. Wszystkie osoby rozpatrujące Zgłoszenie muszą posiadać upoważnienie, w tym
do przetwarzania danych, a także są zobligowane do podpisania oświadczenia o poufności.
2. Dane innych osób przetwarzanych w związku z dokonanym Zgłoszeniem pozostają poufne.
3. Na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Opatowie oraz w siedzibie, w widocznym miejscu, zamieszcza się klauzulę informacyjną dla osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń.
4. W przypadku kontaktu poprzez e-mail, klauzula jest przekazywana w odpowiedzi zwrotnej
na pierwsze zgłoszenie.
5. W przypadku osoby, której dotyczy zgłoszenie klauzula informacyjna jest przekazywana
na zasadach określonych w art. 14 RODO, tj. najpóźniej w ciągu miesiąca po uzyskaniu danych osobowych; jeśli dane mają być stosowane do komunikacji – najpóźniej przy pierwszym kontakcie z osobą, której dotyczy zgłoszenie; jeśli planuje się ujawnić dane innemu odbiorcy – najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu danych.
6. Dane osobowe występujące w materiale dowodowym przedstawionym przez Sygnalistę, a które nie mają wpływu lub znaczenia dla postępowania są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane. Usunięcie/ anonimizacja tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Fakt anonimizacji lub usunięcia należy odnotować w dokumentacji.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, w tym informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze.
8. Pełnomocnik ds. zgłoszeń dokonuje przeglądu danych osobowych w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.
9. Pełnomocnik ds. zgłoszeń usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, dla których zostały one zebrane.
10. Dane osobowe powinny być usunięte w sposób uniemożliwiający ich ponowne odczytanie
i w sposób zapewniający zachowanie poufności tych informacji. W szczególności dane zapisane na nośnikach papierowych (dokumenty), powinny zostać zniszczone w niszczarce.
11. Usunięcie danych osobowych obejmuje wszelkie kanały, systemy i nośniki, na których zgromadzono dane osobowe, w tym pocztę e-mail.
12. Dane osobowe zawarte w Zgłoszeniach są przetwarzane zgodnie z Polityką Ochrony Danych Osobowych Starostwa Powiatowego w Opatowie oraz zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO), oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. ochronie danych osobowych.
13. Administratorem danych osobowych przekazywanych w ramach Zgłoszeń jest Starosta Opatowski będzie przetwarzać dane osobowe Sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, Pracowników oraz innych osób, zawarte w Zgłoszeniu w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) lub prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
14. Starosta Opatowski może w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe Osoby której dotyczy Zgłoszenie. Starosta Opatowski przetwarza dane osobowe Osoby której dotyczy Zgłoszenie wyłącznie w zakresie niezbędnym do weryfikacji Zgłoszenia i podjęcia Działań następczych.
15. Starosta Opatowski zapewnia poufności danych, w związku z otrzymanym Zgłoszeniem.
16. Starosta Opatowski może przekazać dane osobowe podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Ponadto Starosta Opatowski przekaże dane osobowe Pełnomocnikowi ds. zgłoszeń i innym osobom upoważnionym do wyjaśnienia Zgłoszenia.
17. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
18. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
19. Sygnalista ma prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania. Przysługuje mu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługują one jedynie w sytuacji, gdy dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Starostę Opatowskiego z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działania następcze (naprawcze i korygujące) obejmują wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie stwierdzonej Nieprawidłowości oraz jej konsekwencji. Pracodawca może podjąć działania polegające np. na:
1) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub innego właściwego postępowania wobec osoby świadczącej pracę lub usługi na rzecz Starostwa Powiatowego w Opatowie, która dopuściła się Nieprawidłowości;
2) zawiadomieniu odpowiednich organów o możliwości popełnienia przestępstwa
lub przestępstwa skarbowego;
3) modyfikacji obowiązujących procedur mającej zapobiec powtórzeniu się podobnym Nieprawidłowościom w przyszłości;
4) przeprowadzeniu dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych;
5) zwiększeniu częstotliwości audytów danego obszaru;
6) przeprowadzeniu zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji;
7) podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych.
Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
Domniemywa się, że osoba dokonująca zgłoszenia działa w dobrej wierze, przez co rozumie się działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może stanowić Naruszenie.
Każdemu Sygnaliście zapewnia się ochronę tożsamości Sygnalisty i poufność Zgłoszenia.
Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń zewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych
Nie przewidziano zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgłoszenia zewnętrze dotyczące naruszenia prawa przyjmowane są przez powołany przez Rzecznika Praw Obywatelskich Zespół do spraw Sygnalistów, w formie:
1) elektronicznej - za pomocą formularza elektronicznego dostępnego pod adresem: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl;
2) papierowej - pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa; na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”;
3) ustnej - zespół przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499;
4) osobiście podczas bezpośredniego spotkania - Sygnalista ma również możliwość dokonania zgłoszenia osobiście; na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia, wyznaczany jest termin bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu, podczas którego sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia naruszenia prawa, w tym możliwość złożenia dokumentów.
