Uchwała Nr 27.77.2019 Zarządu Powiatu w Opatowie z dnia 15 maja 2019 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie, uregulowała kompetencje każdej komórki organizacyjnej w urzędzie. W czerwcu 2020 r. uchwałą Nr 81.78.2020 wprowadzono dwie zmiany, w tym jedną odnosząca się do zadań informatyka. Zmiany uwidocznione są w § 30 ust. 7 poprzez dodanie do niego pkt 12, co jest kontynuację decyzji organu stanowiącego wyrażonego poprzez uchwałę Nr XXIII.31.2020 z dnia 27 maja 2020 r. Kompetencje naszej komórki zostały opisane w §29 i 30 ww. aktu.
Wspomnieć należy, że w okresie od 2013-2017 zadania z zakresu ochrony zdrowia były realizowane przez Wydział Inwestycji. W 2017 r. związku z przeprowadzoną reorganizacją urzędu przedmiotowe zadania zostały przesunięte z Wydziału Inwestycji, które realizowało te zadania i przypisane do Wydziału Organizacji i Nadzoru do dotychczasowego stanowiska ds. obywatelskich, które w wyniku powyższego zmieniło nazwę na "stanowisko ds. obywatelskich i ochrony zdrowia". Natomiast spośród przypisanych zadań znalazły się oprócz spraw zdrowotnych, zadania z zakresu koordynowania kontroli przeprowadzanych przez komórki organizacyjne poprzez wydawanie stosownych upoważnień, zadania wynikające z ustawy o cmentarzach (powołanie lekarza lub w razie jego braku innej osoby do prowadzenia oględzin w sprawie stwierdzenia zgonu i jego przyczyny w przypadku niemożności ustalenia przez lekarza, leczącego chorego w ostatniej chorobie, jak również przygotowanie decyzji w sprawie przekazania niepochowanych zwłok do celów naukowych na wniosek uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych). W roku 2019 przypisano tut. komórce realizację zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, wnioskowanie o przekazanie środków w celu wypłaty świadczenia oraz przygotowanie sprawozdań, wynikających z ustawy o Karcie Polaka, przygotowywanie projektów uchwał dotyczących rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu. Ponadto zdjęto 4 etaty ujęte w strukturze komórki (zastępca kierownik, stanowisko ds. prawnych, punkt obsługi mieszkańców w Ożarowie, wieloosobowe stanowisko ds. informatyki), a zakres zadań został podzielony na pozostałe stanowiska. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu przekazało zadania z zakresu ochrony danych osobowych Inspektorowi Ochrony Danych, które powstało w myśl ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
W 2022 r. decyzją zarządu powiatu (uchwała Nr 173.36.2022 Zarządu Powiatu w Opatowie z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie) z komórki wydzielono:
- sprawy kadrowe tworząc samodzielne stanowisko ds. kadrowych,
- sprawy administracyjno – gospodarcze tworząc Wydział Administracyjno – Gospodarczy, który skupia w sobie wieloosobowe stanowisko ds. informatyki, stanowisko ds. archiwum zakładowego i stanowisko administracyjne.
W strukturach komórki pozostały stanowiska realizujące zadania biura rady, nieodpłatnej pomocy prawnej, ochrony zdrowia, kontroli, obsługi sekretariatu oraz obsługi kancelarii. Zmiany organizacyjne zostały podyktowane przez autora jako możliwością efektywniejszej pracy.
Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie:
§ 29. 1. Wydziałem Organizacji i Nadzoru kieruje kierownik.
2. W skład Wydziału Organizacji i Nadzoru wchodzą:
1) kierownik wydziału, symbol OR-I.;
2) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi rady, symbol OR-II.;
3) stanowisko ds. nieodpłatnej pomocy prawnej, symbol OR-III.;
4) stanowisko ds. obywatelskich i ochrony zdrowia, symbol OR-IV.;
5) stanowisko ds. obsługi sekretariatu, symbol OR-V.;
6) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi kancelarii, symbol OR-VI.
§ 30. 1. Wydział Organizacji prowadzi sprawy związane z organizacją przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, załatwiania spraw dotyczących problematyki spraw obywatelskich, zajmuje się obsługą administracyjno–biurową organów powiatu, współpracuje przy wykonywaniu przez spółkę powiatową zadań związanych z promocją i ochroną zdrowia, organizacją i koordynowaniem badań statystycznych GUS, koordynowaniem zakresu nieodpłatnych porad prawnych, opracowywaniem regulaminu oraz jego aktualizacją.
2. W zakresie obsługi rady i zarządu:
1) opracowywanie statutu oraz jego aktualizacja;
2) wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą biurową rady, komisji rady i zarządu, w tym przy pomocy systemu informatycznego;
3) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem głosowań na sesjach rady za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzanie i utrwalanie imiennego wykazu głosowań radnych;
4) niezwłoczne podawanie do wiadomości publicznej wykazów, o których mowa w pkt 2 z zachowaniem zasad dostępności cyfrowej;
5) przyjmowanie przygotowanych projektów od komórek organizacyjnych w zakresie uchwał rady, zarządu i materiałów na posiedzenia;
6) przesyłanie projektów uchwał i innych materiałów niezbędnych do pracy rady, zarządu oraz komisji;
7) przygotowywanie zawiadomień o terminach sesji rady, posiedzeniach zarządu i komisji na podstawie materiałów wpływających do komórki;
8) organizacja i dokumentowanie przebiegu obrad;
9) przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych, jednostek organizacyjnych podjętych decyzji, złożonych interpelacji i zapytań radnych oraz opinii i wniosków z posiedzeń komisji stałych rady;
10) przesyłanie uchwał rady i zarządu do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych, w tym w wersji elektronicznej przy pomocy systemów informatycznych;
11) przekazywanie Wojewodzie Świętokrzyskiemu uchwał podlegających publikacji w wersji elektronicznej w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego;
12) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych;
13) ewidencjowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentacji z działalności rady, zarządu oraz komisji, w tym zbiorów i rejestrów uchwał, opinii i wniosków komisji, interpelacji i zapytań radnych, protokołów z posiedzeń;
14) opracowywanie w zakresie zleconym przez przewodniczącego rady okresowych informacji, ocen i analiz, planów pracy oraz sprawozdań z działalności rady i jej organów wewnętrznych;
15) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;
16) prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych radnych powiatu;
17) współdziałanie w zakresie koniecznym dla prac rady, zarządu, komisji z organami administracji publicznej i innymi instytucjami;
18) prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, których rozpatrzenie należy do kompetencji rady;
19) przekazywanie Wydziałowi Finansowemu informacji o obecnościach radnych na posiedzeniach celem wypłacenia diet przysługujących radnym;
20) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
21) przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości organom wykonawczym gmin położonych na obszarze powiatów i starostom sąsiednich następnego dnia po ich ustanowieniu;
22) współudział w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia zapewniającego dla urzędu system do edycji aktów normatywnych oraz zapewniającego obsługę posiedzeń organów powiatu.
3. W zakresie ochrony zdrowia:
1) wnioskowanie o przekazanie środków w celu wypłaty świadczenia oraz przygotowanie sprawozdań, wynikających z ustawy o Karcie Polaka;
2) zapewnianie oraz zorganizowanie przewozu do zakładu medycyny sądowej, a w razie jego braku na obszarze województwa - do prosektorium szpitala wskazanego przez osobę stwierdzającą zgon w przypadku odstąpienia przez nią od wystawienia karty zgonu i zawnioskowanie o przeprowadzenie badań pośmiertnych;
3) przygotowanie decyzji w sprawie przekazania niepochowanych zwłok ludzkich do celów naukowych lub dydaktycznych, w tym sporządzania preparatów anatomicznych, na wniosek uczelni medycznej lub uczelni prowadzącej działalność naukową lub dydaktyczną w dziedzinie nauk medycznych i nauk o zdrowiu,
4) wydawanie w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym zezwoleń na sprowadzenie zwłok, szczątków ludzkich lub popiołów ludzkich na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu pochowania lub przekazania uczelni;
5) analiza potrzeb ludności i dostępności świadczeń w porze nocnej, w niedziele, święta i inne dni wolne od pracy pod kontem dostosowania rozkładu godzin aptek ogólnodostępnych;
6) przygotowywanie projektu uchwały rady wprowadzającego rozkład godzin pracy aptek ogólnodostępnych oraz zasięgnięcie opinii wójtów, burmistrzów gmin z terenu powiatu i samorządu zawodu farmaceuty;
7) przekazanie w postaci elektronicznej podjętej uchwały z zakresu godzin aptek do ministerstwa właściwego do spraw zdrowia;
8) opracowywanie i realizacja oraz ocena efektów programów zdrowotnych i programów polityki zdrowotnej wynikających z potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców powiatu na podstawie mapy potrzeb zdrowotnych;
9) podejmowanie innych działań wynikających z rozpoznanych potrzeb zdrowotnych;
10) współpraca ze Szpitalem Św. Leona sp. z o.o. w Opatowie realizującym zadania powiatu z zakresu ochrony i promocji zdrowia;
11) monitorowanie i ocena stanu zdrowia społeczeństwa, zagrożeń zdrowia oraz jakości życia związanej ze zdrowiem społeczeństwa we współpracy z samorządem województwa;
12) przedkładanie wojewodzie rocznej informacji o zrealizowanych lub podjętych w ubiegłym roku zadaniach z zakresu zdrowia publicznego.
4. W zakresie działania nieodpłatnej pomocy prawnej, należy w szczególności:
1) realizacja zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej;
2) upowszechnianie informacji o systemie nieodpłatnej pomocy;
3) współpraca z organizacją pozarządową celem zapewnienia udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej lub świadczenie nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz dokonywanie kontroli w imieniu starosty wykonywania umowy;
4) organizacja i przeprowadzanie postępowania otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego w zakresie prowadzenia punktu;
5) zapewnianie udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą niezatrudniającym innych osób w ciągu roku jako pomoc de minimis;
6) obsługa systemu teleinformatycznego do obsługi nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej;
7) sporządzanie w imieniu starosty i aktualizacja listy jednostek nieodpłatnego poradnictwa, dostępnego dla mieszkańców powiatu;
8) zapewnianie telefonicznych i za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej zgłoszeń do punktów;
9) przekazywanie w imieniu starosty za pośrednictwem wojewody Ministrowi Sprawiedliwości zbiorczej informacji;
10) przekazywanie w imieniu starosty co najmniej raz w miesiącu dziekanom właściwej okręgowej rady adwokackiej lub rady okręgowej izby radców prawnych opinie osób uprawnionej nieodpłatnej pomocy prawnej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
5. W zakresie obsługi sekretariatu:
1) bieżące prowadzenie publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach podlegających udostępnieniu, tworzenie informacji o zmianach w przepisach prawa, w zakresie prowadzonych spraw oraz publikowanie ich w Biuletynie Informacji Publicznej;
2) obsługa organizacyjna i protokolarna oficjalnych wizyt, wyjazdów i spotkań starosty oraz wicestarosty, w tym m. in. z: parlamentarzystami, samorządem terytorialnym, związkami zawodowymi, innymi organizacjami pozarządowymi, interesantami w sprawach skarg i wniosków;
3) prowadzenie działań związanych z organizacją obchodów świąt państwowych i ważnych rocznic narodowych na terenie powiatu, w zakresie zapewnienia delegacji i odpowiedniej wiązanki;
4) prowadzenie polityki informacyjnej starosty oraz współpraca z mediami przy pomocy pracownika zapewniającego tą obsługę;
5) pomoc przy redagowaniu artykułów na stronę internetową Urzędu, przygotowywanie wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń, podziękowań, kondolencji oraz innych adresów komplementarnych składanych przez starostę, wicestarostę;
6) realizacja zobowiązań starosty, wicestarosty związanych z zaproszeniami, udzieleniem honorowego patronatu nad wydarzeniami organizowanymi na terenie powiatu (przy pomocy Wydziału Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki) oraz udziałem w komitetach honorowych;
7) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu, kierownikami jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji, straży oraz osób prawnych w zakresie realizacji zadań reprezentacyjnych starosty, wicestarosty;
8) prowadzenie spraw z zakresu dialogu społecznego i obywatelskiego;
9) prowadzenie obsługi sekretariatu starosty i wicestarosty;
10) organizowanie przyjęć interesantów zgłaszających się do starosty i wicestarosty;
11) prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów, rejestru wyjść dla kierowników jednostek organizacyjnych poza teren zakładu pracy, delegacji służbowych, terminarza rezerwacji sal konferencyjnych Urzędu;
12) cykliczne przygotowywanie informacji starosty o pracy zarządu powiatu pomiędzy sesjami rady powiatu;
13) prowadzenie rejestru rezerwacji pomieszczeń przeznaczonych na sale konferencyjne i szkoleniowe urzędu.
6. W zakresie obsługi kancelarii:
1) przyjmowanie oraz rejestracja wniosków składanych bezpośrednio przez klientów;
2) wykonywanie obsługi kancelaryjnej urzędu w systemie tradycyjnym wspomaganym systemem elektronicznym, w tym:
a) przyjmowanie korespondencji urzędu,
b) rejestracja korespondencji wpływającej w systemie zarządzania dokumentacją, w tym dokonywanie odzwierciedlenia cyfrowego korespondencji,
c) przedkładanie przesyłek celem umieszczenia odręcznej dekretacji przez osobę wyznaczoną w urzędzie,
d) wykonywanie procesów związanych z dystrybucją poczty wpływającej do urzędu;
3) obsługa platformy teleinformatycznej służącej do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej, w tym bieżące monitorowanie wpływu korespondencji;
4) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych;
5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa urzędowej skrzynki emailowej;
6) udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych urzędu lub stanowisk pracy;
7) informowanie jednostek organizacyjnych powiatu, instytucji kultury, osób prawnych drogą elektroniczną o wskazaniu przez dekretującego jako komórki merytorycznej właściwej do załatwienia sprawy;
8) przyjmowanie podań ustnych interesantów składanych do protokołu;
9) wydanie potwierdzeń otrzymania pisma na żądanie składającego pismo.
7. W zakresie działania kontroli, należy w szczególności:
1) prowadzenie książki kontroli zewnętrznej przeprowadzanych w urzędzie;
2) opracowywanie rocznych planów kontroli na podstawie propozycji przedkładanych przez komórki merytoryczne i przedstawianie ich do zatwierdzania staroście i zarządowi;
3) monitorowanie przeprowadzania kontroli zgodnie z planami;
4) przedstawiania zbiorczego sprawozdania z realizacji planów kontroli i przeprowadzonych informacji o ilości przeprowadzonych kontroli zewnętrznych;
5) koordynowanie kontroli przeprowadzanych przez komórki organizacyjne poprzez wydawanie stosownych upoważnień;
6) śledzenie informacji o wnioskach pokontrolnych NIK dostępnych w zasobie internetowym i przedkładanie do wykorzystania w realizacji bieżących zadań stanowiskom merytorycznym;
7) tworzenie centralnych akt sprawy kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie przy czynnej współpracy z komórkami merytorycznymi.
8. Wykonywanie innych spraw wynikających z obowiązujących przepisów prawa, merytorycznie związanych z zadaniami wydziału.