Uchwała Nr 27.77.2019 Zarządu Powiatu w Opatowie z dnia 15 maja 2019 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie, uregulowała kompetencje każdej komórki organizacyjnej w urzędzie. W czerwcu 2020 r. uchwałą Nr 81.78.2020 wprowadzono dwie zmiany, w tym jedną odnosząca się do zadań informatyka. Zmiany uwidocznione są w § 30 ust. 7 poprzez dodanie do niego pkt 12, co jest kontynuację decyzji organu stanowiącego wyrażonego poprzez uchwałę Nr XXIII.31.2020 z dnia 27 maja 2020 r. Kompetencje naszej komórki zostały opisane w §29 i 30 ww. aktu.
Wspomnieć należy, że w okresie od 2013-2017 zadania z zakresu ochrony zdrowia były realizowane przez Wydział Inwestycji. W 2017 r. związku z przeprowadzoną reorganizacją urzędu przedmiotowe zadania zostały przesunięte z Wydziału Inwestycji, które realizowało te zadania i przypisane do Wydziału Organizacji i Nadzoru do dotychczasowego stanowiska ds. obywatelskich, które w wyniku powyższego zmieniło nazwę na "stanowisko ds. obywatelskich i ochrony zdrowia". Natomiast spośród przypisanych zadań znalazły się oprócz spraw zdrowotnych, zadania z zakresu koordynowania kontroli przeprowadzanych przez komórki organizacyjne poprzez wydawanie stosownych upoważnień, zadania wynikające z ustawy o cmentarzach (powołanie lekarza lub w razie jego braku innej osoby do prowadzenia oględzin w sprawie stwierdzenia zgonu i jego przyczyny w przypadku niemożności ustalenia przez lekarza, leczącego chorego w ostatniej chorobie, jak również przygotowanie decyzji w sprawie przekazania niepochowanych zwłok do celów naukowych na wniosek uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych). W roku 2019 przypisano tut. komórce realizację zadań wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, wnioskowanie o przekazanie środków w celu wypłaty świadczenia oraz przygotowanie sprawozdań, wynikających z ustawy o Karcie Polaka, przygotowywanie projektów uchwał dotyczących rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu. Ponadto zdjęto 4 etaty ujęte w strukturze komórki (zastępca kierownik, stanowisko ds. prawnych, punkt obsługi mieszkańców w Ożarowie, wieloosobowe stanowisko ds. informatyki), a zakres zadań został podzielony na pozostałe stanowiska. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu przekazało zadania z zakresu ochrony danych osobowych Inspektorowi Ochrony Danych, które powstało w myśl ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
W 2022 r. decyzją zarządu powiatu (uchwała Nr 173.36.2022 Zarządu Powiatu w Opatowie z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie) z komórki wydzielono:
- sprawy kadrowe tworząc samodzielne stanowisko ds. kadrowych,
- sprawy administracyjno – gospodarcze tworząc Wydział Administracyjno – Gospodarczy, który skupia w sobie wieloosobowe stanowisko ds. informatyki, stanowisko ds. archiwum zakładowego i stanowisko administracyjne.
W strukturach komórki pozostały stanowiska realizujące zadania biura rady, nieodpłatnej pomocy prawnej, ochrony zdrowia, kontroli, obsługi sekretariatu oraz obsługi kancelarii. Zmiany organizacyjne zostały podyktowane przez autora jako możliwością efektywniejszej pracy.
W 2024 r. decyzją zarządu powiatu uchwała Nr 18.100.2024 z dnia 4 września 2024 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie) uległa zmianie nazwa wydziału z: "Organizacji i Nadzoru" na: "Organizacji i Spraw Obywatelskich". Zgodnie z treścią §5 regulamin organizacyjny wszedł z mocą zdniem 4 września 2024 r. W wyniku dalszych zapisów w treści aktu normatywnego z komórki wydzielono:
- sprawy związane z nieodpłatną pomocą prawną, niedopłatną pomocą obywatelską i niedopłatną edukacją.
Obsługę merytoryczną NPP przejmuje Wydział Zarządzania Kryzysowego.
Przepisy prawa nie określają w sposób szczegółowy zakresu jakim ma być objęty regulamin organizacyjny. W praktyce zatem kształt jego jest w dużej mierze odzwierciedleniem pewnej tradycji, czy pewnego kanonu, który się ukształtował przez lata w danym urzędzie. Tym samym ich opracowywanie nie odbywa się wedle dostępnego szablonu czy modelu, który miałby przymiot obowiązywania.
W uchwalonej nowej wersji regulaminu dodano zadania związane z prowadzeniem i obsługą punktu obsługi klienta (zwanego dalej PUK). Jest to nowe zadanie, które we wcześniejszej strukturze nie było prowadzone przez urząd. Zadania PUK zostały dookreślone w §30 ust. 6 regulaminu, którego wyciąg zamieszczamy poniżej:
Wyciąg z Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Opatowie:
§ 29. 1. Wydziałem Organizacji i Spraw Obywatelskich kieruje kierownik.
2. W skład Wydziału Organizacji i Spraw Obywatelskich wchodzą:
1) kierownik wydziału, symbol OR-I.;
2) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi rady, symbol OR-II.;
3) stanowisko ds. obsługi Punktu Obsługi Klienta, symbol OR-III.;
4) stanowisko ds. obywatelskich i ochrony zdrowia, symbol OR-IV.;
5) stanowisko ds. obsługi sekretariatu, symbol OR-V.;
6) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi kancelarii, symbol OR-VI.
§ 30. 1. Wydział Organizacji i Spraw Obywatelskich prowadzi sprawy związane z organizacją przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, załatwiania spraw dotyczących problematyki spraw obywatelskich, zajmuje się obsługą administracyjno–biurową organów powiatu, współpracuje przy wykonywaniu przez spółkę powiatową zadań związanych z promocją i ochroną zdrowia, organizacją i koordynowaniem badań statystycznych GUS, koordynowaniem zakresu nieodpłatnych porad prawnych.
2. W zakresie obsługi rady i zarządu:
1) opracowywanie statutu oraz jego aktualizacja;
2) wykonywanie czynności związanych z planowaniem, organizacją pracy oraz obsługą biurową rady, komisji rady i zarządu, w tym przy pomocy systemu służącego do obsługi posiedzeń oraz skrzynek elektronicznych radnych, utworzonych na domenie służbowej urzędu;
3) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem głosowań na sesjach oraz komisjach rady za pomocą urządzeń umożliwiających sporządzanie i utrwalanie imiennego wykazu głosowań radnych;
4) niezwłoczne podawanie do wiadomości publicznej wykazów, o których mowa w pkt 2 z zachowaniem zasad dostępności cyfrowej;
5) przyjmowanie przygotowanych projektów od komórek organizacyjnych w zakresie uchwał rady, zarządu i materiałów na posiedzenia;
6) przesyłanie projektów uchwał i innych materiałów niezbędnych do pracy rady, zarządu oraz komisji;
7) przygotowywanie zawiadomień o terminach sesji rady, posiedzeniach zarządu i komisji na podstawie materiałów wpływających do komórki;
8) organizacja i dokumentowanie przebiegu obrad;
9) niezwłoczne przekazywanie staroście oraz do właściwych komórek organizacyjnych, jednostek organizacyjnych podjętych decyzji, opinii i wniosków z posiedzeń komisji stałych rady oraz złożonych interpelacji i zapytań radnych wraz z publikacją ich wraz z odpowiedziami organu w Biuletynie Informacji Publicznej;
10) przesyłanie uchwał rady i zarządu do właściwych organów nadzoru oraz właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych, w tym w wersji elektronicznej przy pomocy systemów informatycznych;
11) niezwłoczne zamieszczanie do publicznej wiadomości treści podjętych uchwał i imiennych wykazów głosowań jawnych radnych, w tym wyniki głosowań tajnych w systemie służącym do obsługi posiedzeń, który znajduje swój odnośnik w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej powiatu;
12) przekazywanie Wojewodzie Świętokrzyskiemu uchwał podlegających publikacji w wersji elektronicznej w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego;
13) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych oraz bieżące informowanie przewodniczącego rady o terminowości udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
14) ewidencjowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentacji z działalności rady, zarządu oraz komisji, w tym zbiorów i rejestrów uchwał, opinii i wniosków komisji, interpelacji i zapytań radnych, protokołów z posiedzeń;
15) opracowywanie w zakresie zleconym przez przewodniczącego rady okresowych informacji, ocen i analiz, planów pracy oraz sprawozdań z działalności rady i jej organów wewnętrznych;
16) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego;
17) prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych radnych powiatu;
18) prowadzenie spraw z zakresu opracowania umów użyczenia oraz protokołów zwrotu w zakresie powierzonego mienia ruchomego służącego do obsługi poczty elektronicznej oraz systemu do obsługi posiedzeń rady;
19) współdziałanie w zakresie koniecznym dla prac rady, zarządu, komisji z organami administracji publicznej i innymi instytucjami;
20) prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, których rozpatrzenie należy do kompetencji rady;
21) przekazywanie Wydziałowi Finansowemu informacji o obecnościach radnych na posiedzeniach celem wypłacenia diet przysługujących radnym;
22) nadanie obiegu postulatom i inicjatywom obywateli kierowanym do przewodniczącego rady oraz przekazywanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub jednostek organizacyjnych powiatu;
23) współpraca z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego w zakresie prowadzenia spraw związanych z reklamowaniem radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
24) przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości organom wykonawczym gmin położonych na obszarze powiatów i starostom sąsiednich następnego dnia po ich ustanowieniu;
25) współudział w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia zapewniającego dla urzędu system do edycji aktów normatywnych oraz zapewniającego obsługę posiedzeń organów powiatu;
26) organizowanie dyżurów radnych;
27) organizowanie i obsługa dyżuru przewodniczącego i wiceprzewodniczących rady, w tym również w zakresie skarg i wniosków.
3. W zakresie ochrony zdrowia:
1) wnioskowanie o przekazanie środków w celu wypłaty świadczenia oraz przygotowanie sprawozdań, wynikających z ustawy o Karcie Polaka;
2) zapewnianie oraz zorganizowanie przewozu do zakładu medycyny sądowej, a w razie jego braku na obszarze województwa - do prosektorium szpitala wskazanego przez osobę stwierdzającą zgon w przypadku odstąpienia przez nią od wystawienia karty zgonu i zawnioskowanie o przeprowadzenie badań pośmiertnych;
3) przygotowanie decyzji w sprawie przekazania niepochowanych zwłok ludzkich do celów naukowych lub dydaktycznych, w tym sporządzania preparatów anatomicznych, na wniosek uczelni medycznej lub uczelni prowadzącej działalność naukową lub dydaktyczną w dziedzinie nauk medycznych i nauk o zdrowiu;
4) wydawanie w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym zezwoleń na sprowadzenie zwłok, szczątków ludzkich lub popiołów ludzkich na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu pochowania lub przekazania uczelni;
5) analizowanie potrzeb ludności i dostępności świadczeń w porze nocnej, w niedziele, święta i inne dni wolne od pracy pod kątem dostosowania ustalenia godzin aptek ogólnodostępnych;
6) przeprowadzanie procedury związanej z wyznaczeniem apteki ogólnodostępnej do pełnienia dyżurów w porze nocnej lub w dni wolne od pracy, wskazując dni i godziny w jakich mają być pełnione dyżury każdego roku;
7) bieżące informowanie zarządu powiatu o wypełnianiu obowiązku ustawowego przez apteki ogólnodostępne;
8) współpraca z inspekcją farmaceutyczną;
9) niezwłoczne przekazywanie kopii uchwały zarządu powiatu właściwemu inspektorowi farmaceutycznemu, NFZ oraz aptekom;
10) ustalanie wspólnie z Wydziałem Finansowym zasad i formy finansowania przez powiat zwiększonego zakresu godzin pracy przez apteki;
11) prowadzenie postępowań egzekucyjnych w administracji w zakresie nałożenia kar pieniężnych na prowadzącego aptekę ogólnodostępną w sytuacji nieprzekazania informacji o godzinach pracy oraz za niezłożenie wymaganego oświadczenia przed wyznaczeniem apteki do pełnienia dyżurów;
12) rozpoznawanie potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia osób, które ukończyły 75. rok życia;
13) zgłaszanie wojewodzie propozycji dotyczącej utworzenia i lokalizacji centrum 75+;
14) współdziałanie przy tworzeniu centrum 75+, w przypadku gdy taka potrzeba wynika z wojewódzkiego planu albo wdrożenie procedury zawarcia porozumienia z innym powiatem o przekazaniu powiatowi sąsiedniemu zadania utworzenia centrum;
15) opracowywanie i realizacja oraz ocena efektów programów zdrowotnych i programów polityki zdrowotnej wynikających z potrzeb zdrowotnych i stanu zdrowia mieszkańców powiatu na podstawie mapy potrzeb zdrowotnych;
16) podejmowanie innych działań wynikających z rozpoznanych potrzeb zdrowotnych;
17) współpraca ze Szpitalem Św. Leona sp. z o.o. w Opatowie realizującym zadania powiatu z zakresu ochrony i promocji zdrowia;
18) monitorowanie i ocena stanu zdrowia społeczeństwa, zagrożeń zdrowia oraz jakości życia związanej ze zdrowiem społeczeństwa we współpracy z samorządem województwa;
19) przedkładanie wojewodzie rocznej informacji o zrealizowanych lub podjętych w ubiegłym roku zadaniach z zakresu zdrowia publicznego.
4. W zakresie obsługi sekretariatu:
1) bieżące prowadzenie publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach podlegających udostępnieniu, tworzenie informacji o zmianach w przepisach prawa, w zakresie prowadzonych spraw oraz publikowanie ich w Biuletynie Informacji Publicznej;
2) obsługa organizacyjna i protokolarna oficjalnych wizyt, wyjazdów i spotkań starosty oraz wicestarosty, w tym m. in. z: parlamentarzystami, samorządem terytorialnym, związkami zawodowymi, innymi organizacjami pozarządowymi, interesantami w sprawach skarg i wniosków;
3) prowadzenie polityki informacyjnej starosty oraz współpraca z mediami przy pomocy pracownika zapewniającego tą obsługę;
4) pomoc przy redagowaniu artykułów na stronę internetową Urzędu, przygotowywanie wystąpień, listów gratulacyjnych, życzeń, podziękowań, kondolencji oraz innych adresów komplementarnych składanych przez starostę, wicestarostę;
5) realizacja zobowiązań starosty, wicestarosty związanych z zaproszeniami, udzieleniem honorowego patronatu nad wydarzeniami organizowanymi na terenie powiatu (przy pomocy Wydziału Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki) oraz udziałem w komitetach honorowych;
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu, kierownikami jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji, straży oraz osób prawnych w zakresie realizacji zadań reprezentacyjnych starosty, wicestarosty;
7) prowadzenie spraw z zakresu dialogu społecznego i obywatelskiego;
8) prowadzenie obsługi sekretariatu starosty i wicestarosty;
9) przechowywanie informatycznych nośników danych w składzie informatycznych nośników danych;
10) prowadzenie składu chronologicznego dla akt sprawy oznaczonych zarządzeniem starosty do prowadzenia elektronicznego;
11) współdziałanie w zakresie wdrożenia w urzędzie e-Doręczeń;
12) obsługa elektronicznej skrzynki pocztowej urzędu;
13) współudział w tworzeniu i wdrażaniu szablonów pism, ścieżek obiegu, rejestrów w systemie EZD w tym zakresie z informatykami;
14) organizowanie przyjęć interesantów zgłaszających się do starosty i wicestarosty;
15) prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów, rejestru wyjść dla kierowników jednostek organizacyjnych poza teren zakładu pracy, delegacji służbowych, terminarza rezerwacji sal konferencyjnych Urzędu;
16) cykliczne przygotowywanie informacji starosty o pracy zarządu powiatu pomiędzy sesjami rady powiatu;
17) prowadzenie rejestru rezerwacji pomieszczeń przeznaczonych na sale konferencyjne i szkoleniowe urzędu.
5. W zakresie obsługi Punktu Obsługi Klienta:
1) prowadzenie obsługi Punktu Obsługi Klienta;
2) udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych urzędu lub stanowisk pracy;
3) przyjmowanie oraz rejestracja wniosków składanych bezpośrednio przez klientów;
4) wydawanie potwierdzeń złożenia dokumentacji w Punkcie Obsługi Klienta na żądanie składającego pismo;
5) wykonywanie obsługi kancelaryjnej urzędu w systemie tradycyjnym wspomaganym systemem elektronicznym, w tym:
a) przyjmowanie korespondencji urzędu i jej rejestracja w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją;
b) przedkładanie przesyłek do kancelarii.
6. W zakresie obsługi kancelarii:
1) przyjmowanie oraz rejestracja wniosków składanych bezpośrednio przez klientów;
2) wykonywanie obsługi kancelaryjnej urzędu w systemie tradycyjnym wspomaganym systemem elektronicznym, w tym:
a) przyjmowanie korespondencji urzędu,
b) rejestracja korespondencji wpływającej w systemie zarządzania dokumentacją, w tym dokonywanie odzwierciedlenia cyfrowego korespondencji,
c) przedkładanie przesyłek celem umieszczenia odręcznej dekretacji przez osobę wyznaczoną w urzędzie,
d) wykonywanie procesów związanych z dystrybucją poczty wpływającej do urzędu;
3) obsługa platformy teleinformatycznej służącej do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej, w tym bieżące monitorowanie wpływu korespondencji;
4) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych;
5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa urzędowej skrzynki e - mail;
6) udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych urzędu lub stanowisk pracy;
7) informowanie jednostek organizacyjnych powiatu, instytucji kultury, osób prawnych drogą elektroniczną o wskazaniu przez dekretującego jako komórki merytorycznej właściwej do załatwienia sprawy;
8) przyjmowanie podań ustnych interesantów składanych do protokołu;
9) wydanie potwierdzeń otrzymania pisma na żądanie składającego pismo.
7. W zakresie działania kontroli, należy w szczególności:
1) prowadzenie książki kontroli zewnętrznej przeprowadzanych w urzędzie;
2) opracowywanie rocznych planów kontroli na podstawie propozycji przedkładanych przez komórki merytoryczne i przedstawianie ich do zatwierdzania staroście i zarządowi;
3) monitorowanie przeprowadzania kontroli zgodnie z planami;
4) przedstawiania zbiorczego sprawozdania z realizacji planów kontroli i przeprowadzonych informacji o ilości przeprowadzonych kontroli zewnętrznych;
5) koordynowanie kontroli przeprowadzanych przez komórki organizacyjne poprzez wydawanie stosownych upoważnień;
6) śledzenie informacji o wnioskach pokontrolnych NIK dostępnych w zasobie internetowym i przedkładanie do wykorzystania w realizacji bieżących zadań stanowiskom merytorycznym;
7) tworzenie centralnych akt sprawy kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie przy czynnej współpracy z komórkami merytorycznymi.
8. Wykonywanie innych spraw wynikających z obowiązujących przepisów prawa, merytorycznie związanych z zadaniami wydziału.
