KODEKS POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO (KPA) – ZASADY DORĘCZENIA OD 1.01.2025 R.
Jak strona może wnieść podanie?
Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) strona (przez stronę należy rozumieć również innego uczestnika postępowania) może wnieść do urzędu:
- na piśmie w postaci: papierowej, elektronicznej (na ADE urzędu, na konto w systemie
teleinformatycznym urzędu, na ESP urzędu na konto w ePUAP albo ESP na konto w innym systemie teleinformatycznym),
- za pomocą telefaksu,
- ustnie do protokołu.
Jak urząd doręcza korespondencję?
Urząd sprawdza, czy może doręczyć stronie korespondencję elektronicznie w jeden z następujących sposobów:
1) Na ADE strony – konieczne jest w pierwszej kolejności sprawdzenie, czy strona posiada swój ADE wpisany do BAE. Od 1 stycznia 2025 roku każdy urząd przed wysłaniem korespondencji musi sprawdzić, czy adresat ma ADE, z wyjątkiem doręczenia na konto w systemie teleinformatycznym. Urząd doręcza na ADE powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli ADE strony nie zostało wpisane do BAE.
2) na konto strony w systemie teleinformatycznym urzędu – nawet jeśli strona posiada ADE, urząd nie ma obowiązku sprawdzania ADE w tym przypadku, i wtedy w pierwszej kolejności doręcza na konto w tym systemie.
3) na konto ePUAP strony – (do 31.12.2025 r. na podstawie art. 147 ust. 3 UoDE - ustawa o doręczeniach elektronicznych), ale tylko w przypadku, gdy strona nie posiada ADE, i:
- korespondencja jest odpowiedzią na podanie złożone przez ePUAP albo
- strona poprosiła o doręczenie korespondencji na swoje konto w ePUAP.
4) na konto ePUAP strony – (tylko do 31.12.2025 – na podstawie art. 147 ust. 5 UoDE) jeżeli nawet strona posiada ADE, ale w związku z wystąpieniem przesłanek organizacyjnych podmiot nie może doręczyć stronie pisma na ADE – o ile urząd posiada np. zgodę strony na doręczenia na ePUAP albo korespondencja jest odpowiedzią na podanie złożone na ePUAP.
5) jeżeli podmiot publiczny udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie innym niż ePUAP – (tylko do 31.12.2025 r. – na podstawie art. 156 UoDE), nawet jeśli strona ma ADE, o ile strona spełni jeden z poniższych warunków:
- złożyła podanie w formie elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej,
- wyraziła zgodę na doręczenie korespondencji w ten sposób, wskazując adres elektroniczny,
- wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w systemie innym niż ePUAP.
Urząd może doręczyć korespondencję osobiście w siedzibie organu administracji publicznej (niezależnie od tego, czy strona posiada ADE czy konto w systemie teleinformatycznym).
W przypadku doręczania na ADE, niezależnie od tego, z jakiego ADE wniesiono podanie, jeżeli w danej sprawie znajdują zastosowanie przepisy KPA albo OP, kluczowe jest, aby organ ustalił, kto jest stroną postępowania i odpowiedział na ADE strony (dotyczy to osób fizycznych, które posiadają ADE nie tylko „prywatne” – art. 32 ust. 2 UoDE albo wnoszenia podań z ADE, przez osobę która nie jest posiadaczem ADE).
W przypadku gdy strona wnosi podanie w postaci papierowej, urząd również sprawdza, czy strona posiada ADE, i czy może doręczyć korespondencję na ten adres.
Wyżej wymienione zasady dotyczą również pełnomocników strony, z tym, że zgodnie z KPA pełnomocnik może w podaniu wskazać inny ADE (w OP takiej podstawy nie ma).
Co w przypadku braku możliwości doręczenia elektronicznego?
Jeśli urząd nie może doręczyć korespondencji elektronicznie według zasad opisanych, doręczenie odbywa się na następujących zasadach:
1) za pokwitowaniem odbioru:
- przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem PUH (z tym, że JST i inne podmioty z art. 155 ust. 6 UoDE, obowiązane są stosować PUH najpóźniej od 1.10.2029 r.),
- przez pracowników urzędu lub inne upoważnione osoby lub organy.
2) alternatywnie – w przypadku braku możliwości doręczenia PUH, urząd może doręczyć korespondencję:
- za pośrednictwem przesyłki rejestrowanej, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe,
- przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy.
W przypadku wszczęcia postępowania z urzędu albo innego rodzaju komunikacji kierowanej do strony przez urząd (np. wysyłki korespondencji w ramach wszczętego postępowania), urząd stosuje zasady doręczenia opisane powyżej.32
Pamiętaj!
Wyżej wymienione zasady doręczenia są analogiczne w Ordynacji podatkowej, (z wyjątkiem np. art. 144a) – to oznacza, że znajdą zastosowanie w przypadku postępowań podatkowych.
